La sala meeting è notoriamente un luogo che deve accogliere un gran numero di persone, spesso per molte ore consecutive.
Di conseguenza, la comodità è uno dei requisiti indispensabili quando si va a scegliere l’arredamento di una sala riunioni e in particolare quando si selezionano le sedie, dato che le persone passeranno presumibilmente molte ore sedute ad ascoltare. Si può dunque optare per un tipo di sedie da ufficio di buona qualità che abbiano caratteristiche di ergonomia e siano al contempo confortevoli per schiena e arti.
Chiaramente bisognerà prestare attenzione anche all’estetica. Essendo la sala riunioni una delle più frequentate e ospitando spesso clienti anche importanti, è necessario arredarla con sedie che facciano anche bella figura. È possibile optare per sedute con apposito scrittoio, avendo cura di sceglierlo antipanico e riservare qualche sedia alle persone mancine, oppure per delle poltroncine con seduta e schienale imbottiti e struttura in acciaio.
Le sedie per le sale riunioni devono infine essere maneggevoli, per essere spostate e impilate agilmente in base al numero di persone che verranno ospitate nella stanza.
Altri consigli utili per allestire una sala meeting
Per poter ospitare persone, e soprattutto non stancarle durante lunghe riunioni, bisogna seguire alcuni utili consigli legati al comfort dei partecipanti.
Disporre bene le sedie
La disposizione delle sedie per le sale meeting deve seguire delle regole: lo spazio tra ciascuna persona deve essere di almeno 0,5 metri quadri (pari a circa un quadrato di 50×50 cm). Bisogna evitare di tenere le sedie appiccicate l’una all’altra, per consentire ai partecipanti ai congressi di rimanere concentrati senza sentirsi a disagio a causa della troppa vicinanza. Si consiglia quindi di tenerle ad una distanza di 10 o 15 cm l’una dall’altra. Non troppo vicine ma nemmeno troppo distanti: è necessario permettere alle persone di confrontarsi tra loro e socializzare.
Mantenere le distanze
Le file di sedie per le aree meeting poi, dovranno essere separate tra loro da circa 50 cm, per consentire agli ospiti di stipare gli eventuali oggetti personali come cappotti, borse e zainetti.
Rimanendo in tema, ci sono regole precise anche per i corridoi: quando si pianifica l’arredamento di una sala riunioni bisogna consentire alle persone di spostarsi prima, durante e dopo il meeting, senza essere d’intralcio o andare a disturbare l’attenzione degli altri partecipanti.
Aria e luce in quantità
I soffitti dovrebbero essere piuttosto alti per consentire la giusta respirazione degli ospiti e il ricircolo dell’aria anche in presenza di molte persone in sala, evitando così l’effetto claustrofobico e l’aumento di temperatura che, creando sonnolenza, distrarrebbe la platea.
L’illuminazione dovrà sfruttare quanto più possibile la luce naturale. Se artificiali, è preferibile che i punti luce siano distribuiti in diverse aree e regolabili a seconda delle situazioni. Infine si dovranno prevedere delle tende o tapparelle per oscurare la sala in caso di proiezioni e video.
